¶ 📦 Coordenadoria de Compras e Contratos
Bem-vindo(a) à Wiki da Coordenação de Compras e Contratos! Este espaço centraliza informações essenciais, processos, boas práticas, materiais de referência e outros artefatos relevantes para a atuação desta coordenadoria no Projeto EJA-EPT.
¶ 📖 Introdução
¶ Contextualização
A Coordenação de Compras e Contratos desempenha um papel estratégico no Projeto EJA-EPT, contribuindo para a realização de seus objetivos por meio da gestão eficiente e integrada de suas atividades.
A Coordenadoria de Compras e Contratos do Projeto EJA-EPT foi instituída por meio da Portaria nº 107/2023, tendo sido designados 12 membros com formação nas áreas dos cursos ofertados ou em campos correlatos. A essa Coordenadoria coube a responsabilidade pela condução dos processos de contratação dos materiais previstos após a elaboração dos Projetos Pedagógicos de Curso.
Em razão do elevado volume de processos, os servidores foram organizados em grupos, de acordo com sua formação e área de atuação, o que possibilitou a elaboração de todos os artefatos necessários à instrução dos procedimentos de compras. Essa distribuição mostrou-se fundamental para o cumprimento dos prazos estabelecidos para a aquisição dos materiais.
Para otimizar as contratações, os itens foram agrupados por similaridade de utilização entre os cursos. Assim, uma ferramenta inicialmente indicada para o curso de Mecânico de Refrigeração e Climatização, e que também constava na relação de materiais de outros cursos, foi incluída em um único processo licitatório. Essa medida simplificou a tramitação, reduziu o número de processos e assegurou maior eficiência administrativa.
Dessa forma, a Administração Pública promoveu a racionalização dos recursos, mediante publicação no Diário Oficial e cumprimento dos demais procedimentos legais, além de alcançar economia de escala, visto que a aquisição de maior quantidade de itens idênticos se mostrou mais atrativa para os licitantes.
A proposta do Projeto EJA-EPT consiste em oferecer uma formação sólida para atuação no mundo do trabalho, por meio da realização de atividades teóricas e práticas. As atividades práticas recebem maior atenção, considerando o compromisso assumido pelo Campus Pouso Alegre em disponibilizar todos os materiais e equipamentos necessários para sua execução nas escolas parceiras.
As ações da Coordenação alinham-se aos objetivos do projeto, tendo em vista que o público-alvo não concluiu seus estudos na idade adequada por diversos motivos. Assim, a reinserção desse público no ambiente escolar depende de uma conjunção de fatores, que variam desde a busca ativa e o convencimento até a oferta de uma estrutura educacional que efetivamente permita a inclusão dos estudantes, que já trazem consigo diferentes níveis de conhecimento e experiência prática adquiridos no mundo do trabalho.Nesse contexto, a Coordenação é compreendida como uma unidade meio, atuando em todos os processos de aquisição de materiais que apoiam a formação profissional dos estudantes. Ao analisar os objetivos estabelecidos para o projeto, verifica-se, na maioria deles, a atuação estratégica da Coordenação de Compras e Contratos, conforme descrito a seguir.
A ampliação do acesso, da permanência e da conclusão na Educação de Jovens e Adultos depende de uma atuação estratégica de divulgação, a fim de apresentar o projeto como uma oportunidade gratuita de qualificação, garantindo condições que favoreçam a permanência dos estudantes até a conclusão do curso. Para tanto, a Coordenação atua em conjunto com as demais equipes no planejamento das aquisições de materiais de divulgação e promocionais, itens de alimentação e kits estudantis, que contemplam camisetas, mochilas, cadernos, copos, canecas e canetas. Esses materiais contribuem para o fortalecimento do sentimento de pertencimento institucional, além de estimular a permanência no curso. Ressalta-se, contudo, que outros fatores também são determinantes para o sucesso na conclusão por parte do maior número possível de estudantes.
No que se refere ao objetivo de elevar a escolaridade de jovens e adultos, fomentar a oferta da EJA integrada à educação profissional no sistema educacional estadual e alinhar os cursos aos arranjos produtivos locais, verifica-se a necessidade de vincular fortemente as propostas de ensino à realização de atividades práticas. Essa estratégia facilita o aprendizado, sobretudo considerando que muitos estudantes já possuem conhecimentos prévios que podem ser potencializados e/ou aprimorados. Para tal, é essencial que os cursos disponham de materiais e equipamentos adequados à realização das atividades práticas, os quais contribuem diretamente para o crescimento profissional dos participantes.
¶ 🗣️ Fala do Coordenador
"Como coordenador(a) da Coordenação de Compras e Contratos, reafirmo nosso compromisso em contribuir diretamente para o sucesso do Projeto EJA-EPT. Nosso trabalho está alinhado aos objetivos institucionais, promovendo soluções eficientes e integradas que impactam positivamente a comunidade atendida. É através da colaboração e da dedicação de nossa equipe que buscamos alcançar resultados significativos."
Rafael de Freitas Cândido
Coordenador da Coordenadoria de Compras e Contratos
¶ Importância da Gestão do Conhecimento na visão da Coordenação
A gestão do conhecimento é fundamental para documentar, compartilhar e preservar os aprendizados e as boas práticas, assegurando a continuidade e a evolução dos projetos ao longo do tempo. Além de preservar e documentar informações, a gestão do conhecimento oferece a oportunidade de reduzir a curva de aprendizagem, que frequentemente é desafiadora, especialmente em relação às contratações públicas.
Gerir o conhecimento significa proporcionar aos novos integrantes da instituição e dos projetos a oportunidade de desenvolvimento profissional adequado, com práticas consolidadas garantindo a apropriação dos conhecimentos essenciais para o desempenho eficiente das atividades.
¶ Composição da Equipe de Compras e Contratos
¶ ✨ Objetivos
A Coordenadoria de Compras e Contratos é responsável por:
- Planejar os processos de contratação de materiais e equipamentos;
- Garantir a disponibilidade de ATAs de registro de preço para empenho dos materiais e equipamentos;
- Assegurar que as contratações realizadas atendam ao interesse público com menor custo;
- Avaliar os processos de contratação para subsidiar a tomada de decisão pela gestão do projeto;
- Propor abertura de processos administrativos em caso de descumprimento contratual e não entrega de itens empenhados;
- Assegurar a transparência e a eficiência das contratações, através da divulgação das informações referente aos empenhos realizados e valores gastos;
- Propor melhorias no planejamento das contratações, observando as necessidades pedagógicas
- Contribuir na formação dos estudantes através da disponibilização dos materiais e equipamentos no tempo adequado;
¶ 📋 Principais Processos - Formulário de Mapeamento
O Formulário de Mapeamento de Processos é uma ferramenta para coletar informações detalhadas sobre os processos da coordenadoria, incluindo:
✔️ Entradas, saídas, atores envolvidos e objetivos.
✔️ Recursos e prazos necessários.
✔️ Sistemas de apoio.
✔️ Desafios e objetivos estratégicos.
✔️ Pontos de atenção e melhorias.
O Formulário de Mapeamento de Processos do IFSULDEMINAS - Campus Pouso Alegre é uma ferramenta estruturada para coletar informações detalhadas sobre os processos institucionais. Este instrumento, a partir da metodologia 5W1H (What, Why, Who, Where, When, How), visa identificar e documentar os elementos essenciais de cada processo, servindo como base para o registro do conhecimento e a modelagem dos fluxos de trabalho.
¶ Formulários da Coordenadoria:
¶ 📑 Artefatos Vinculados
¶ 📝 POP's
Procedimentos Operacionais Padrão (POP's) descrevem de forma clara e objetiva as etapas necessárias para realizar atividades específicas. Eles garantem:
✔️ Padronização e qualidade na execução.
✔️ Redução de erros e inconsistências.
✔️Facilitação de treinamentos.
¶ POP's da Coordenadoria:
- POP 1: Aquisição e Contratação de Bens e Serviços
- POP 2: Elaboração e publicação dos documentos no PGC
¶ 🔄 Fluxos em BPMN
Os fluxos em Business Process Model and Notation (BPMN) representam graficamente os processos da coordenadoria, permitindo:
✔️ Visão clara das etapas e responsabilidades.
✔️ Identificação de gargalos e oportunidades de melhoria.
Fluxos disponíveis:
- Fluxo 1: Aquisição e Contratação de Bens e Serviços
- Fluxo 2: Elaboração e publicação dos documentos no PGC
¶ 📚 Materiais de Referência
Planilhas, manuais e documentos que fornecem orientações detalhadas sobre atividades e procedimentos relacionados à coordenadoria. Esses materiais são essenciais para:
- Referência em casos de dúvidas.
- Suporte a novos membros da equipe.
- Operacionalização de atividade
Documentos disponíveis:
📑 Manual Sala de Disputa do Pregão Eletrônico - Orientações sobre operação do pregão eletrônico no sistema Compras.gov.br
📑 Manual Instrumento de Padronização dos Procedimentos de Contratação - Orientações sobre procedimentos de contratações públicas
📑 Manual Matriz de Riscos - Orientações sobre a criação da Matriz de Riscos
📑 Manual ETP Digital - Orientações sobre o preenchimento do ETP Digital
📑 Manual Guia Nacional de Licitações Sustentáveis - Orientações sobre Contratações Públicas Sustentáveis
📑 Manual Licitações e Contratos - TCU - Orientações e Jurisprudência do TCU
📑 Manual Instrumento de Padronização dos Procedimentos de Contratação TIC - Orientações sobre procedimentos de contratações públicas TIC
¶ 📜 Atos Normativos
Os Atos Normativos estabelecem as diretrizes e regulamentos que orientam as atividades da coordenadoria. Eles são fundamentais para:
- Garantir conformidade com legislações, políticas institucionais e boas práticas de compliance.
- Promover o alinhamento das ações da coordenadoria com os objetivos estratégicos do projeto.
- Assegurar a implementação de mecanismos de controle interno, contribuindo para a transparência e a eficiência na gestão.
- Minimizar riscos e fortalecer a governança nas atividades realizadas.
Normativos disponíveis:
⚖️ Lei 14.133/21 - Lei de Licitações e Contratos Administrativos
⚖️ Lei Complementar 123/2006 - Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte
⚖️ Decreto 10.818/2021 - Estabelece enquadramento dos bens de consumo adquiridos para suprir as demandas das estruturas da administração pública federal nas categorias de qualidade comum e de luxo
⚖️ Decreto 10.947/2022 - Dispõe sobre o Plano de Contratações Anual e institui o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações
⚖️ Decreto 11.246/2022 - Dispõe sobre as regras para a atuação do Agente de Contratação e da equipe de apoio
⚖️ Decreto 11.462/2023 - Dispõe sobre o Sistema de Registro de Preços
⚖️ Decreto 12.343/2024 - Atualiza os valores estabelecidos na Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021
⚖️ Instrução Normativa 65/2021 - Dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de Pesquisa de Preços
⚖️ Instrução Normativa 67/2021 - Dispõe sobre a Dispensa de Licitação, na forma eletrônica
⚖️ Instrução Normativa 58/2022 - Dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares - ETP
⚖️ Instrução Normativa 73/2022 - Dispõe sobre a licitação pelo critério de julgamento por menor preço ou maior desconto
⚖️ Instrução Normativa 81/2022 - Dispõe sobre a elaboração do Termo de Referência – TR
⚖️ Instrução Normativa 94/2022 - Dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC
⚖️ Portaria SEGES/ME nº 938/2022 - Institui o catálogo eletrônico de padronização de compras
⚖️ Portaria Normativa IFSULDEMINAS 1.191/2024 - Dispõe sobre as Unidades de Administração de Serviços Gerais - UASGs do IFSULDEMINAS
⚖️ Nota Orientativa IFSULDEMINAS 1/2025 - Orientações sobre Pesquisa de Preços IFSULDEMINAS
¶ 🌟 Memorial Técnico – Base de Conhecimento Compartilhado (BCC)
¶ Boas Práticas e Indicadores de Sucesso
🔹 Prática 1: Utilização de modelos de contratações padronizados da Advocacia Geral da União (Editais, Termos de Referência, Atas de Registro de Preços), garantindo padronização dos processos e segurança jurídica aos envolvidos no processo de contratação;
🔹 Prática 2: Criação de Planilhas para controle dos pregões realizados e dos itens licitados para controle de saldo de atas de registro de preços e de itens empenhados;
🔹 Prática 3: Planejamento adequado das compras realizadas, garantindo que o interesse público seja atendido com eficiência;
🔹 Prática 4: Transparência nas contratações públicas realizadas com a ampla publicidade de todos os atos praticados nos processos de compras;
🔹 Prática 5: Realização de compras públicas em ambiente eletrônico oficial, possibilitando a ampla participação de empresas localizadas em diferentes regiões do Brasil, ampliando assim a competitividade do certame e garantindo o cumprimento da legislação;
🔹 Prática 6: Organização dos documentos em processos eletrônicos e pastas de forma padronizadas, bem como a confecção de planilhas com informações sobre as compras públicas realizadas, de forma a garantir o acompanhamento efetivo dos processos e informações necessárias.
🔹 Prática 7: Capacitação constante dos servidores envolvidos no processo de compras, haja vista recorrentes atualizações normativas sobre o tema;
🔹 Prática 8:
🔹 Prática 9:
🔹 Prática 10:
¶ Desafios e Lições Aprendidas
¶ Principais gargalos identificados:
- Atualizações constantes de Atos Normativos: A partir do ano de 2023, os processos de contratações foram realizados pela Nova Lei de Licitações e Contratos, o que ocasionou muitos desafios e dúvidas sobre o novo regime em vigor. Também há que se mencionar o extenso rol normativo decorrente desta legislação e a constante atualização desses normativos e de sistemas oficiais;
- Burocracia no processo de compras públicas: A realização de uma contratação pública pode ser considerada burocrática, com um extenso rol de procedimentos a cumprir. Há de se mencionar também que a legislação é complexa e muitas vezes há lacunas na lei, o que dificulta o trabalho e pode causar insegurança jurídica. Neste sentido, é importante que a equipe esteja preparada e capacitada para o desempenho das atividades de forma eficiente, de modo a atender às necessidades públicas detectadas em prazo razoável;
- Limitação Orçamentária: A limitação orçamentária é um grande empecilho para o cumprimento das metas estabelecidas. Muitas vezes, os cortes orçamentários realizados podem interferir significativamente no resultado dos projetos e prejudicar a entrega da prestação de serviços de forma eficiente aos cidadãos;
- Sobrecarga de trabalho: A execução de forma concomitante de vários processos de compras pode ocasionar uma sobrecarga de trabalho nos servidores envolvidos. Desta forma, é necessário estabelecer um cronograma de execução de contratações durante o exercício financeiro com intervalos maiores entre as contratações;
- Inexecução contratual pelos fornecedores: Alguns materiais solicitados não foram entregues pelos fornecedores, o que ocasionou prejuízo na execução das aulas práticas realizadas pelos cursos. Portanto, recomenda-se que haja uma dura punição para as empresas que não cumprem o contrato com a administração pública, visando evitar a recorrência da prática dessas condutas;
- Demandas urgentes: Durante a realização do projeto, surgiram demandas de caráter urgente que necessitavam de atendimento prioritário. Desta forma, o caráter urgente da contratação pode comprometer algumas etapas que deveriam ser previamente bem planejadas para garantir uma compra pública adequada que pudesse atender de forma eficiente às necessidades levantadas;
¶ 💡 Sugestões e Melhorias
Espaço colaborativo para registrar ideias e propostas de melhorias.
- Sugestão 1: Iniciar os processos de contratações públicas em tempo hábil para que os materiais possam ser adquiridos dentro do prazo planejado;
- Sugestão 2: Orientar os envolvidos no processo de contratação no sentido de realizar uma adequada pesquisa de preços dos materiais solicitados a fim de se evitar que as compras públicas sejam consideradas desertas;
- Sugestão 3: Orientar os envolvidos no processo de contratação para que as especificações necessárias ao processo de compra sejam compatíveis com as especificações de objetos comumente encontradas no mercado, reduzindo assim o risco de compras públicas fracassadas;
- Sugestão 4: Assegurar, no processo de contratação, que as especificações necessárias à satisfação das necessidades não sejam excessivas, evitando comprometer ou restringir o caráter competitividade do processo licitatório;
- Sugestão 5: Realizar a abertura de processos administrativos de punições aos licitantes vencedores dos certames que não realizaram a entrega dos materiais solicitados visando prevenir que essas condutas sejam recorrentes;
- Sugestão 6: Criar fluxogramas e POP’s sobre os diversos procedimentos realizados pela coordenadoria buscando eficiência no desenvolvimento das atividades e orientação de novos servidores;
- Sugestão 7: Acompanhar o cronograma de contratações públicas e garantir que seja cumprido fielmente pelas partes envolvidas.
¶ 📢 Contato
- Responsável: Rafael de Freitas Cândido
- E-mail: rafael.freitas@ifsuldeminas.edu.br
- E-mail Coordenação: compraselogistica.ejaept.poa@ifsuldeminas.edu.br
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